AIで問い合わせ対応を自動化 急ぎの連絡だけ担当者に届ける仕組み

問い合わせの返信が遅れる、大事な連絡が埋もれる

問い合わせの窓口には、お客様の連絡と営業メールが同じように届きます。担当者が忙しいと返信が遅れ、その間にお客様がほかの会社に相談してしまうこともあります。大事な連絡が営業メールに埋もれて、見落とすこともあります。

これまでの問い合わせ対応

Webのフォームと代表のメールアドレスに届いた問い合わせを、担当者が順番に開いて読みます。急ぎの連絡かどうかは、読んでみるまで分かりません。営業メールが多い日は、その中から大事な連絡を探す時間がかかります。

返信も一から書くので、忙しい時間帯は返事が遅れがちでした。届いたかどうか分からないまま待つお客様もいます。

AIを入れたあとの流れ

問い合わせが届くと、まず相手に受付のメールが自動で返ります。お客様は、問い合わせが届いたことをすぐに確かめられます。

続いてAIが内容を読み、急ぎの連絡、通常の問い合わせ、営業メールの3つに分けます。急ぎの連絡は、担当者に直接知らせます。通常の問い合わせには、AIが返信の下書きを作って担当者に渡します。営業メールや広告の案内は、担当者には知らせません。

返信を送るのは担当者

AIが作るのは返信の下書きまでで、送るのは担当者です。担当者は下書きを読み、必要なところを直して送ります。一から書くより早く返せて、言い回しや判断は人が確かめられます。

振り分けの結果は、担当者があとから一覧で見直せます。

導入するときのポイント

最初に決めるのは、何を「急ぎ」とするかです。予約の変更、クレーム、取引先からの連絡など、会社ごとに急ぐものは違います。その基準をAIへの指示として書いておくと、振り分けがぶれにくくなります。

もう一つは、自動で送るのを受付の返信だけにすることです。お客様に届く中身のある返信は、担当者が確かめてから送ります。

この仕組みでつながること

返信が早くなり、予約や商談の機会を逃しにくくなります。受付のメールがすぐ届くので、お客様も安心して返事を待てます。

担当者は営業メールの仕分けに時間を取られず、急ぎの連絡にすぐ動けます。