AIで請求管理を自動化 請求書の作成から入金の確認まで

請求漏れや入金の見落としが怖い

請求の作業を一人で抱えていると、請求書の出し忘れや、入金の確認漏れが起きやすくなります。どの請求がいまどこまで進んでいるかが、その人にしか分からない状態にもなりがちです。

これまでの請求管理

表計算ソフトのテンプレートに、請求先・品目・金額を打ち込み、PDFに書き出して保存していました。そのあと、請求台帳に同じ内容をもう一度書き写します。

同じ数字を何度も打つので、転記の間違いが起きやすくなります。ファイル名の付け方が人によってばらばらだと、あとで「あの請求書はどこか」を探す時間もかかります。

AIを入れたあとの流れ

請求先と案件、金額をAIに伝えると、AIが請求書を作ってPDFにします。ファイル名は「作成日_請求先御中_案件名_金額」の形に決めてあり、AIはいつも同じ形で名前を付けます。

PDFはクラウドの決まったフォルダに保存され、請求台帳に1行で記録されます。台帳の行から請求書のPDFを開けるので、探す手間がありません。消費税と税込の合計は、税抜の金額から自動で計算されます。

入金までの状況も台帳で追う

台帳の各行には「未送信」「請求書送付済み」「着金」といった状況を選ぶ欄があります。請求書を送ったら、送付日と状況を更新し、入金を確かめたら着金にします。

請求書を送るメールの文面も、AIが下書きします。送るかどうか、いつ送るかは人が決めます。

導入するときのポイント

最初にファイル名と台帳の列を決めておくことが一番効きました。形が決まっていれば、AIは毎回同じ形で作業し、人も同じ場所を見れば済みます。

金額の計算は、AIに任せず台帳の数式で行っています。AIが作るのは書類と記録で、計算の正しさは数式で担保する、という分け方です。

この仕組みでつながること

請求の出し忘れと入金の見落としを防げます。未送信・送付済み・着金の状況が台帳で一目で分かるので、入ってくるお金の見通しも立てやすくなります。

担当者が休んでも、ほかの人が台帳を見れば状況が分かります。