AIで経費精算を自動化 領収書を撮るだけで経費台帳に入る仕組み

少人数で経理まで回している会社の悩み

経理の担当者がいない会社では、社長や営業の担当者が、本業の合間に領収書を入力しています。月末にまとめて入力すると、入力漏れや打ち間違いが出やすく、経費の数字が固まるのも遅れます。

これまでの経費精算

領収書を手元に並べ、1枚ずつ日付・店名・金額・消費税を入力していました。インボイスの登録番号がある領収書は、その番号も書き写します。写真は別のフォルダに保存し、あとで台帳と見比べられるようにしておく必要がありました。

手で打つので、数字の打ち間違いや入力漏れが起きます。月末にまとめて入力すると、それを探して直す時間もかかります。

AIを入れたあとの流れ

領収書をスマートフォンで撮り、その写真をパソコンのアプリに置くだけです。AIが写真を読み、日付・店名・金額・消費税・登録番号・支払方法を取り出します。

取り出した内容は経費台帳に1行で記録され、費目ごとのシートにも振り分けられます。写真はクラウドに保存され、台帳の行から開けます。同じ写真を二度置いても、二重に記録されないようにしています。

人が見るのは、印の付いた行だけ

AIは、手書きの日付など人の目で確かめた方がよい行に「要確認」の印を付け、その行は台帳の色が変わります。

人の作業は、色の付いた行を写真と見比べて直すことだけになります。すべての領収書を打ち込む作業から、気になる行を確認する作業に変わりました。

導入するときのポイント

読み取りには、文字を正確に読める上位のAIモデルを選んでいます。インボイスの登録番号まで正しく読み取れることを、モデルを選ぶ基準にしました。

もう一つは、人が確認しやすい作りにしておくことです。要確認の印、写真へのリンク、二重登録の防止がそろっていれば、確認は写真と見比べるだけで済みます。

この仕組みでつながること

経費の入力にかけていた時間を、本業に回せます。領収書を受け取ったその日に台帳に入るので、月ごとの経費がすぐに分かり、資金の見通しも立てやすくなります。

インボイスの登録番号もそろった状態で残るので、決算や税理士への資料の引き渡しも楽になります。